Polityka Prywatności

W związku z organizacją Konferencji Fair Travel Event, mamy obowiązek wykazać zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. 

§ 1

Podstawowe definicje:

Organizator – Soul Travel Renata Sabela, ul. Sowińskiego 42 63-400 Ostrów Wielkopolski NIP: 6222354457, REGON 251604717, identyfikująca się wpisem do Rejestru Organizatorów Turystyki i Pośredników Turystycznych Marszałka Województwa Wielkopolskiego pod nr 696

Uczestnik – osoba fizyczna uprawniona do uczestnictwa w Konferencji

Strona https://fairtravel.pl/

RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE

Dane osobowe – wszelkie informacje pozwalające zidentyfikować konkretną osobę fizyczną

Przetwarzanie danych – jakakolwiek operacja wykonywana na danych osobowych, taka jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie, usuwanie, które jest dokonywane w sposób tradycyjny lub w formie elektronicznej

§ 2

Polityka Prywatności stanowi realizację obowiązku prawnego, wyrażonego w art. 5 ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO). Organizatorzy Konferencji wdrażają tym samym procedury mając na względzie właściwe wykonywanie obowiązków Administratora Danych Osobowych (dalej: ADO). Polityka służy zapewnieniu ochrony przetwarzanych danych osobowych oraz zapewnieniu rozliczalności działań, na gruncie przepisów RODO.

§ 3

Na potrzeby realizacji Konferencji Fair Travel Event, Organizator zbiera następujące dane osobowe:

  1. Imię i nazwisko
  2. Adres e-mail 

Dane są zbierane bezpośrednio od Uczestnika lub Prelegenta, są podane dobrowolnie, a osoby są poinformowane o przysługujących im prawach, zgodnie z zapisami Polityki Prywatności. 

Dane są w odpowiedni sposób zabezpieczane i przechowywane nie dłużej niż to wynika z celu do którego zostały zebrane. Dostęp do danych posiadać będzie również główny partner wydarzenia Jack Wolfskin.

§ 4

Administrator Danych Osobowych

  1. Zgodnie z RODO, to Organizator decyduje o celach przetwarzania danych, sposobach ich zabezpieczania, a także odpowiada za właściwe wykonywanie obowiązków dotyczących ochrony danych czy też przekazywania informacji o prawach, jakie przysługują wszystkim osobom których dane posiadamy.

  2. Organizatorem Konferencji (a więc Administratorem Danych Osobowych) jest: Soul Travel Renata Sabela, ul. Sowińskiego 42 63-400 Ostrów Wielkopolski NIP: 6222354457, REGON 251604717, identyfikująca się wpisem do Rejestru Organizatorów Turystyki i Pośredników Turystycznych Marszałka Województwa Wielkopolskiego pod nr 696

§ 5

Cele przetwarzania danych

  1. Dane osobowe wykorzystujemy przede wszystkim w celu zaplanowania i zarządzania wydarzeniem Fair Travel Event.  Chodzi także o przesyłanie ważnych informacji na temat Konferencji oraz ewentualnych materiałów informacyjnych i promocyjnych. 

  2. Dane są również wykorzystywane w celach związanych z prawidłową obsługą wydarzenia:

1) w celu identyfikacji uczestnika wydarzenia

2) do sprawnej komunikacji w przypadku konieczności przekazania ważnych informacji dotyczących wydarzenia

3) w celach związanych z obowiązkami Organizatora w przypadku konieczności wdrożenia procedur dotyczących zakażenia COVID-19 podczas wydarzenia oraz po jego zakończeniu, jeśli obejmuje ono formułę offline

  • Dane osobowe w postaci wizerunku uczestników mogą być przetwarzane w publikacjach z wydarzenia, w szczególności rozpowszechnianie w telewizji, prasie i Internecie, w tym w serwisach otwartych, zamkniętych oraz na portalach społecznościowych Facebook, Instagram, YouTube itp. 

4. Akceptując postanowienia Regulaminu oraz Polityki Prywatności, uczestnik wyraża nieodpłatnie zgodę na wykorzystanie, w tym rozpowszechnianie przez Organizatora jego wizerunku, utrwalonego w trakcie wydarzenia za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk, poprzez jego publikację w całości lub we fragmentach na profilach społecznościowych Soul Travel (m.in. Facebook, Youtube, Instagram) i stronach internetowych oraz wykonanych na zlecenie publikacjach, prezentacjach, materiałach filmowych, oraz innego rodzaju materiałach informacyjnych (także w wersji drukowanej i elektronicznej) rozpowszechnianych przez Organizatora w związku z organizacją wydarzenia lub dotyczącą jej działalnością informacyjną lub promocyjną. 

5.  Aby zachować warunek dobrowolności zgody, Uczestnicy mają możliwość zgłoszenia się do Organizatora z informacją, iż nie wyrażają zgody na publikowanie wizerunku – zgodnie z zapisami Regulaminu wydarzenia. 

6. W przypadku potwierdzenia zakażenia COVID-19 u któregokolwiek z uczestników Konferencji offline, Organizator zastrzega sobie możliwość udostępnienia danych identyfikacyjnych osoby zarażonej innym uczestnikom, w celach związanych z zapobieganiem rozprzestrzeniania się epidemii. W takiej sytuacji, osoba która z ważnych przyczyn nie życzy sobie takiego udostępnienia, ma prawo do wyrażenia sprzeciwu na zasadach opisanych w art. 21 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

7. Organizator przetwarza dane osobowe również w celach związanych z obowiązkami prawnymi, w szczególności do rozliczeń księgowych.

§ 6

Odbiorcy danych

  1. Odbiorcami danych osobowych będą podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie odrębnych przepisów prawa, upoważnieni pracownicy/współpracownicy Administratora, dostawcy usług technicznych i organizacyjnych, oraz podmioty, którym Administrator powierzył przetwarzanie danych osobowych – z zachowaniem wszelkich gwarancji zapewniających bezpieczeństwo przekazywanych danych.

  2. Odbiorcą danych w postaci ankiet zawierających adresy e-mail uczestników jest również licencjodawca, dostarczający formułę Konferencji Fair Travel Event.

  3. Odbiorcą danych jest również główny partner wydarzenia Jack Wolfskin, który zobowiązuje się do zachowania wszelkich gwarancji zapewniających ich bezpieczeństwo.

§ 7

Dane osobowe Uczestników w postaci wizerunku nie będą przekazywane do państw trzecich (spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego), co do których Komisja Europejska wydała decyzję o stwierdzeniu odpowiedniego stopnia ochrony danych osobowych; w takich przypadkach dane będą przekazywane zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa z zapewnieniem odpowiednich zabezpieczeń, na podstawie standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską.

§ 8

Wszystkie osoby, które mają wątpliwości co do poprawności przetwarzania danych osobowych, ich bezpieczeństwa lub zagwarantowanych im praw, są proszone o kontakt z Organizatorem. W przypadku, gdy uznacie, że Organizator rażąco narusza przepisy, przysługuje także prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego. Jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

§ 9

Uczestnictwo w wydarzeniu jest dobrowolne. Aby organizator mógł je prawidłowo zorganizować i być w zgodzie z obowiązkami prawnymi, potrzebuje  danych uczestników – wobec czego ich podanie jest niezbędne do uczestnictwa w Fair Travel Event. Każdy z uczestników w każdej chwili może odwołać zgodę na publikację wizerunku a w pozostałych celach dane przetwarzane są przez Organizatora na podstawie odrębnych przepisów RODO. 

§ 10

Organizator będzie przechowywać dane przez okres niezbędny do zrealizowania celów wynikających z organizacji wydarzenia, a po tym okresie dane zostaną zniszczone.

W przypadku zgody na publikację wizerunku – dane będą przetwarzane do chwili wycofania zgody, jednak bez wpływu na legalność publikowania przed jej wycofaniem. 

§ 11

Przysługujące prawa

Organizator szanuje RODO i prawa, które mają wszystkie osoby przekazujące nam swoje dane. Każdemu zapewnione jest:

a.  prawo dostępu do danych osobowych:

  • prawo do sprostowania danych osobowych – w przypadku gdy są one nieprawidłowe;
  • prawo do żądania usunięcia danych osobowych (tzw. prawo do bycia zapomnianym), w przypadku gdy:
  • dane nie są już niezbędne do celów, dla których były zebrane lub w inny sposób przetwarzane,
  • osoba, której dane dotyczą wycofała zgodę na przetwarzanie danych osobowych, która jest podstawą przetwarzania danych i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania danych, 
  • dane osobowe przetwarzane są niezgodnie z prawem,
  • dane  osobowe  muszą  być  usunięte  w  celu  wywiązania  się  z  obowiązku  wynikającego  z  przepisów  prawa,
  • prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
  • prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych.